Zarządzanie czasem a nasza życiowa przestrzeń
Większość menedżerów zwykle ciężko pracuje, często kosztem życia prywatnego. Mimo to niemal połowa ich wysiłków nie przynosi konkretnych rezultatów.
Mieliby realną szansę poprawy swojej sytuacji, gdyby zmienili strukturę wykorzystania swojego czasu. Ważnym aspektem zarządzania czasem jest planowanie przyszłości. Niekiedy skuteczne zarządzanie czasem wymaga więcej czasu na wprowadzenie reorganizacji własnego życia. Pierwszym krokiem w kierunku skutecznego zarządzania czasem jest uporządkowanie miejsca pracy i domu. Nawet jeśli nasz harmonogram jest dobrze ułożony, ale przestrzeń w biurze lub
w domu jest zorganizowana w nieodpowiedni sposób, nie będziemy mogli dobrze organizować swojej pracy, bo nie da się pracować wydajnie w chaotycznym miejscu. Po uporządkowaniu biura i domu następnym krokiem w zarządzaniu czasem jest spojrzenie na wszystko z perspektywy spraw do załatwienia w ciągu tygodnia. Każdy szczegół powinien być zapisany, wliczając w to czas potrzebny na prysznic, ubranie, dojazdy, uczestnictwo w zebraniach, wykonywanie połączeń telefonicznych, sprzątanie, gotowanie, odbieranie dzieci ze szkoły i posiłki. Uwzględnijcie w kalendarzu również czas na rozrywkę i ćwiczenia, takie jak siłownia, spacer, a także czas poświęcany na oglądanie telewizji.
Dlaczego powinniśmy planować?
Przeciętny mieszkaniec Europy w swoim życiu spędza:
7 lat w łazience;
6 lat na jedzeniu posiłków;
5 lat w kolejkach;
3 lata na spotkaniach;
2 lata na rozmowach telefonicznych;
8 miesięcy na czytaniu maili reklamowych;
6 miesięcy na postojach na czerwonym świetle.
Więc spędzisz jeszcze dużo czasu, czekając na czerwonym
świetle, na siedzeniu w poczekalniach czy stojąc w kolejce. Jeżeli więc chcesz skrócić nieco czas spędzony na czynnościach wymienionych powyżej, powinieneś nauczyć się dokładnie planować swój cenny czas.
W czym pomaga planowanie?
Zapewnia większe ukierunkowanie na konkretnie
sprawy, większą efektywność i skuteczność.
Porządkuje dzień, wprowadza ład w nasze życie.
Koncentruje strategię działania wokół naszej wizji.
Zwiększa wydajność i skuteczność pracy.
Skuteczne sposoby na zarządzanie czasem
Wielu ludzi codziennie tworzy listy zadań, jednak aby skoncentrować swój czas na tym, co jest naprawdę ważne, czyli zgodne z naszymi celami, należy uświadomić sobie (najlepiej zapisać!) to, co staramy się osiągnąć poprzez główne cele. Zanotuj 3 lub 4 plany miesięczne, które chciałbyś uzyskać. Pomogą Ci one osiągnąć zamierzone cele.
1. Zapisuj, co jest najważniejsze — kluczowe cele, nad którymi pracujesz — to pozwoli Ci na określenie właściwego kierunku działań.
2. Świadomie zaplanuj czas: za pomocą 3 lub 4 miesięcznych
i tygodniowych planów.
3. Wybierz sposób zapisywania planów tak, abyś miał do nich łatwy dostęp, np. zapisuj swój harmonogram w kalendarzu, telefonie komórkowym lub stwórz system notatek.
4. Zapisuj wszystko w swoim organizerze ołówkiem, na wypadek zmiany planów.
5. Unikaj podporządkowania harmonogramowi.
Fakt, że coś już zostało wprowadzone, nie oznacza, że nie można tego przesunąć lub wykreślić.
6. Okresowo sprawdzaj skuteczność Twojego harmonogramu.
Jednym ze sposobów, aby ocenić, jakie postępy dokonują się w naszym planowaniu, jest przechowywanie zapisków przez jakiś okres, a następnie weryfikowanie, jak spędziliśmy ten czas. Te zapiski mogą być środkiem do posegregowania naszych myśli i uporządkowania spraw. W ten sposób możesz zdobyć wiedzę na temat wykorzystania czasu i może okazać się to najlepszym sposobem na podniesienie Twojej produktywności. Z biegiem czasu prowadzenie osobistego dziennika stanie się sposobem na określenie postępu działań, a także na lepsze zarządzanie czasem.
Tworzenie zrównoważonego harmonogramu
Przeanalizuj zajęcia, obowiązki i codzienne zadania.
Nadmiar zadań to prosty sposób na pojawienie się stresu. Postaraj się odnaleźć równowagę pomiędzy pracą a życiem rodzinnym. Dobrym sposobem jest znalezienie sobie ciekawego hobby.
Dobrze jest także unikać planowania nieistotnych rzeczy oraz unikać planowania wszystkich obowiązków na jeden dzień. Jeśli masz zbyt dużo obowiązków, należy dokonać podziału między zadaniami na priorytety oraz obowiązki, które nie są bardzo
ważne i można je odłożyć na później. Między zadaniami nieistotnymi i zadaniami, które są naprawdę ważne.
Sprawy najmniej pilne należy umieścić u dołu listy rzeczy do wykonania lub, jeżeli to możliwe, całkowicie je wyeliminować.
Spróbuj wcześniej wyjechać do pracy
10–15 minut może zadecydować o jakości Twojego dnia pracy. Lepiej przyjechać do pracy wcześniej, spokojnie przeczytać pocztę i trochę się zrelaksować, niż pędzić do pracy, narażając się dodatkowo na mandat.
Nie przysparzaj sobie dodatkowego stresu poprzez pośpiech i złą koordynację.
Harmonogram priorytetów
W skutecznym planowaniu bardzo istotną sprawą jest określenie naszych priorytetów. Określ harmonogram najcięższych zadań do wykonania w czasie godzin najbardziej produktywnych, czyli wtedy, kiedy przebywasz w pracy. Spróbuj określić przedziały czasu, które można wykorzystać do pracy nad projektami, które wymagają intensywnej koncentracji.
Często, gdy planujemy czas, stwierdzamy, że zostaje nam go na sen bardzo mało. Efekt jest taki, że wiele działań pomijamy lub eliminujemy. Określenie priorytetów działań w skali od 1 do 3, gdzie 1 to sprawa priorytetowa, 2 — mniej ważna, a 3 — najmniej ważna, może pomóc w realizacji ustalonych priorytetów.
Skuteczne zarządzanie czasem wymaga trzymania się harmonogramu zadań, które zostały uznane za ważne. Prowadzenie kalendarza i codzienne planowanie jest pomocne, aby skoncentrować się na zadaniach, ale równie ważna jest samodyscyplina w konsekwentnym codziennym planowaniu na nowo działań na przyszłość. Najlepsza lista rzeczy do zrobienia
nie pomoże komuś, kto nie robi codziennych planów i w sposób systematyczny ich nie realizuje.
Dobrym sposobem na radzenie sobie z wyzwaniami w pracy jest także technika łamania dużych projektów na mniejsze, które mogą być przetwarzane w krótszych przedziałach czasowych. Możesz nie mieć 5 godzin na stworzenie raportu, ale w 20 minut możesz napisać jego zarys i wrócić do niego później.
Zasada Pareto
Zasada ta na pewno pomoże Ci w planowaniu czasu.
Powinieneś stosować ją jako zasadę nadrzędną. Została ona stworzona przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto. Reguła Pareto to inaczej reguła 80 : 20.
Zasada ta mówi, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy, są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów.
Stosując zasadę Pareto, możemy się skupić na 20% zadań, które przyniosą nam największą korzyść.
Cele
Ważne cele to te, które najbardziej wpływają i decydują o jakości naszego życia. Zbyt często wyznaczamy sobie konkretne cele (np. przejście na dietę lub zrównoważenie budżetu) i mamy nadzieję, że uda się nam je zrealizować, ale często przeszkadza nam w tym zbytnia chaotyczność, a po pewnym czasie nawet o nich zapominamy; aby temu zapobiec, powinniśmy określić kilka głównych kategorii naszych celów (np. kariera, rodzina, zdrowie, finanse, hobby itp.). Następnie powinniśmy spisać 4 lub 5 takich głównych kategorii na kartce papieru, a później podzielić te kategorie na mniejsze cele do osiągnięcia oraz wyznaczyć sobie na ich realizację określony czas. Jeżeli będziemy co jakiś czas zaglądać do spisu naszych celów, pomoże nam to w zapamiętaniu ich oraz obserwowaniu działań, które podejmujemy, aby je zrealizować.
Na początku powinniśmy stworzyć listę wszystkich możliwych działań, które mogłyby pomóc w osiągnięciu celu. Po drugie, należy wyznaczyć priorytety naszych działań. Tutaj pomocne byłoby wysłuchanie opinii współmałżonka lub kogoś bliskiego. Jeśli osoba ta troszczy się o nas, to na pewno pozostanie obiektywna i pomoże nam podjąć działania, dzięki którym pójdziemy w kierunku pożądanych rezultatów. Po trzecie, próbujmy realizować działania o wyższym priorytecie w danym dniu. Pamiętajcie o regule 80 : 20 — trzeba skupić 20% swojego czasu na działania priorytetowe, a 80% pozostawić na rzeczy mniej ważne.
Strategia SMART w realizacji celów
Aby realizować nasze postanowienia skutecznie, możemy użyć techniki SMART. Technika ta polega na określeniu naszego zamierzenia jako celu:
Specific (sprecyzowany) — cel musi dotyczyć ściśle określonego (zdefiniowanego) obszaru działalności.
Measurable (mierzalny) — cel musi być mierzalny, czyli możliwy do ujęcia ilościowego (jest to jedna z najważniejszych cech konstrukcji celów strategicznych).
Acceptable (akceptowalny) — cel musi być możliwy do zaakceptowania przez zaangażowane strony (np. wykonawców, zleceniodawców).
Realistic (realistyczny) — najbardziej ambitny cel musi być możliwy do wykonania.
Time bound — (określony w czasie) cel musi być określony czasowo w sensie rozpoczęcia i zakończenia (dotyczy to także etapów realizacyjnych).
Wzbogacona strategia SMART
W celu zwiększenia skuteczności strategii SMART możemy posłużyć się poniższą typologią; aby nasze cele były jeszcze bardziej skuteczne, powinniśmy zatem stawiać sobie cele, które są:
Jasne (nie ogólnikowe) i zrozumiałe, a więc wiemy dokładnie, co robić.
Trudne, więc będziemy zachęcać, przy realizacji tego zadania nie można się nudzić.
Osiągalne, więc takie, które prawdopodobnie powiodą się.
Dlaczego warto skorzystać z pełnej wersji książki?
Chyba każdy adept szkoły biznesu marzy, by jak najszybciej zająć stanowisko menedżera. Co zaskakujące, niejednokrotnie za największych pechowców uważają się ci, którym ta sztuka się… powiodła!
Okazuje się bowiem, że zarządzanie to pojęcie bardzo rozbudowane, wymagające od zarządzającego licznych niecodziennych talentów.
Celem niniejszej publikacji jest uświadomienie wszystkim aktualnym oraz potencjalnym menedżerom, że trafność podejmowanych przezeń decyzji jest w istocie wypadkową pięciu kluczowych czynników sukcesu, a więc tytułowych filarów.
Tym samym jest to jedyny tego typu poradnik na rynku, z którego dowiesz się m.in.:
Jak podwajać czas?
Jak zamieniać stres w zjawisko pozytywne?
Jak skutecznie kontrolować i motywować podwładnych?
Jak uformować najefektywniejszą grupę zadaniową?
W jaki sposób uporać się z problemem wypalenia zawodowego?
Kurs Efektywność osobista - zarządzanie zadaniami i sobą w czasie
